Umowa o zachowaniu poufności w Hiszpanii - acuerdo de confidencialidad - ADC

Umowa o zachowaniu poufności w Hiszpanii - acuerdo de confidencialidad lub de no divulgación -ADC (ang. on-disclosure agreement lub NDA) to umowa, w której strony zobowiązują się do wymiany poufnych materiałów lub wiedzy z zastrzeżeniem ich dalszego nierozpowszechniania. Umowa może być wiążąca dla obu stron lub tylko jednej z nich – w zależności od tego, kto ujawnia poufne informacje. Umowy o zachowaniu poufności potrzebują Państwo do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

W jaki sposób zawarcie umowy o zachowaniu poufności może przynieść korzyść dla Państwa biznesu?

Jeśli prowadzą Państwo działalność gospodarczą to z tą formą umowy spotykają się Państwo bardzo często. Większość negocjacji biznesowych rozpoczyna się od zawarcia tego typu umowy. Istnieje wiele sytuacji, w których muszą Państwo udzielić osobom z zewnątrz dostępu do poufnych informacji. Przykładowo:

• w celu umożliwienia świadczenia usług przez firmy zewnętrzne (przykładowo księgowość, doradztwo, porady prawne) lub z potencjalnym inwestorem przed przeprowadzeniem due diligence;

• w przypadku fuzji lub przejęć;

• w procesach rekrutacji lub dla nowo zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców, współpracowników w ramach B2B, którzy mogą uzyskać dostęp do poufnych informacji lub tajemnicy przedsiębiorstwa;

• w ramach regulaminów świadczenia usług online jako klauzule poufności.

Jak wygląda proces tworzenia umowy o zachowaniu poufności?

W pierwszej kolejności prawnik pomaga określić zakres informacji, które powinny zostać chronione przed ujawnieniem (Información Confidencial). Następnie prawnik opracowuje dokumentacje prawną poprzez staranne sformułowanie klauzul, aby uniknąć luk i ustalić kary umowne w przypadku naruszenia umowy.

Główne elementy umowy o zachowaniu poufności to:

• identyfikacja stron umowy;

• określenie zakresu informacji uznawanych za poufne („se considera por información confidencial(…)”)

• określenie definicji negatywnej informacji poufnych („la Información no se considerará como Información Confidencial...”);

• określenie sposobu wykorzystania informacji („solo hará uso de la información facilitada por CLIENTE en el ámbito de los servicios prestados por (...), descritos en el apartado (...)”)

• okres obowiązywania umowy;

• ustalenie kar umownych.

O czym warto pamiętać przy przygotowywaniu umowy o zachowaniu poufności?

• Nie należy uznawać za informacje poufne tylko tych, które zostały oznaczone jako poufne! Takie postanowienie zawęzi krąg informacji chronionych przez umowę i może osłabić jej moc. Dobrze napisana umowa powinna mieć tak określony jej przedmiot, aby nie było konieczności jego modyfikacji lub doprecyzowania w toku współpracy.

• Nie należy określać zakresu informacji zbyt szeroko. W przypadku określenia wszystkich informacji przekazywanych przez strony za poufne może to negatywnie odbić się na egzekwowalności umowy.

• Istotne jest, aby nie postrzegać umowy o zachowaniu poufności jako mechanizmu ochrony pomysłu (przykładowo: patentu), bo choć jest to jedna z form ochrony informacji to nie daje takiego samego poziomu ochrony jak rejestracja patentu.

• Warto określić, których informacji nie uważamy za poufne. „Las obligaciones previstas en el presente instrumento no se aplicarán en los siguientes casos: “ Najczęściej są to informacje ujawnione do publicznej wiadomości, przykładowo „Si la información es accesible a través de medios públicos en el momento de su cesión (...)”

• Należy określić sposób wykorzystania informacji poufnych czyli jak strony mają się obchodzi z otrzymanymi informacjami. Warto wskazać sposób przechowywania danych, określić krąg osób, które mogą mieć do nich dostęp, szczegółowo określić warunki, na jakich jest dopuszczalne ujawnianie informacji osobom trzecim czy też sposób postępowania z danymi po rozwiązaniu umowy ((…) se compromete a devolver la información confidencial cedida por CLIENTE en el ámbito de la prestación del servicio, una vez finalizada la relación contractual” Można również zaproponować dodatkowe środki bezpieczeństwa.

• Należy określi konsekwencje naruszenia umowy. Kluczowe jest określenie jakie zachowanie strony stanowi naruszenie umowy np. ujawnienie informacji bez zgody, wykorzystanie informacji w innym celu niż ustalony w umowie. W przypadku kary umownej powinna być proporcjonalna do naruszenia - dobrze, żeby nie była ona wygórowana, gdyż będzie to podlegało ocenie sądu. Należy dodać zastrzeżenie, że strony zastrzegają prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych. Zalecane jest dokładne określenie czym jest „każde naruszenie” umowy.

• Okres obowiązywania. W przypadku jeżeli umowa jest zawierana obok umowy głównej lub stanowi jej część, powinna trwać tak długo, jak umowa główna. Można również zobowiązać się do zachowania informacji w poufności po zakończeniu współpracy.